Microsoft Teams’de Web Seminerleri (Webinar)

Geçen yıl kaç kez web seminerine katıldınız? Sanırım hepimiz sayısız ilgili olduğumuz veya olmadığımız konular üzerine davetler alıyoruz. İlgi alanımızdaki web seminerlerine katılıyoruz. Pandemi ve evden çalışmanın artması, 2020’de web seminerlerinde patlamasınaneden oldu etkinlikler, yüz yüze iletişim kurulmasını istenmemesi bu formata yöneltmesi de aşikardı. Web seminerleri Ekip Toplantılarından farklı olarak, sunum yapan kişiler ve izleyici üyeleri arasında aynı düzeyde etkileşim sağlamaz.

Microsoft, ise bu gelişmelere kayıtsız kalmayarak Teams’i her boyutta toplantıya ev sahipliği yapmak için mümkün olan en iyi ortam olmasını sağlamaya devam ediyor. Her gün 145 milyon civarında kullanıcı toplantılar, dosya paylaşımı, sohbet, zamanlama, iletişim ve iş birliği için Teams’i kullanıyoruz.

Bu yazımda sizlere, Web seminerinizi nasıl ayarlayacağınızı, misafirlerinizi nasıl davet edeceğinizi, kayıt formlarınızı nasıl tasarlayacağınızı ve web seminerinizi Teams, nasıl paylaşacağınızı göstereceğim. Ama önce, tüm yeni yeteneklere bir göz atalım:

Web semineri özellikleri

Toplantılar ve web seminerleri 1.000’e kadar katılımcı alabilir. Bu kapasite sınırını aşarsanız, toplantınız yalnızca görüntüleme iznine sahip 10.000’e kadar katılımcıyı barındıracak şekilde otomatik olarak ölçeklenir. İlk 1.000 katılımcı, ekran, ses, video ve sohbeti paylaşmayı içeren eksiksiz Teams toplantı deneyimine sahip olacaktır. Bize etkinlik aşamasında neler sunuyor diğer Özelleştirilebilir kayıt formları ile katılımcıları kayıt esnasında profilleri, ihtiyaçları ve beklentileriyle ilgili soruları yanıtlamalarını isteyebilir çeşitli sunum modları kullanarak Microsoft Teams, konuşmacı hakkında detayların görünmesi için farklı görüntüleme sunum modlarından faydalanabilirsiniz. Canlı tepkiler ile İzleyiciler emojileri kullanarak yorumlara yanıt verebilir, konuşmacıları alkışlayabilir ve bu sayede doğal bir etkileşim ortamı oluşacaktır.

Gerçek zamanlı anketler yayınlayarak belirli içerikler ilgili görüşleri ölçmek için anlık anketleri kullanarak katılımcılara belirli sorular sorabilirsiniz. Soru-Cevap ile katılımcıların Teams’in sohbet özelliklerini kullanarak soru sormasına izin verebilirsiniz. Katılımcı kontrolünü sağlamanız için kimlerin yorum yapabileceği, videolarını paylaşıp paylaşamayacakları ve belirli kişilerin yorum yapmasını engelleyip engelleyemeyecekleri hakkında kurallar belirleyebilirsiniz. Raporlama araçları ile etkinliğe kimler katıldı, hangi davetliler gelmedi ve insanlar sonuna kadar kaldı mı? gibi etkinlik hakkında detaylı bilgiye sahip olabilirsiniz. Son olarak etkinlik tamamlandıktan sonra isteğe bağlı olarak web seminerinin bir kaydını oluşturabilirsiniz.

Hepimize tanıdık olan Web seminerleri tıpkı bir toplantı planlamada olduğu gibi Takvim sekmesinden “+Yeni Toplantı” menüsünden organize edebilmekteyiz.

Normal toplantıdan farklı kılan ek işlevlerden biride özel bir katılımcı kayıt sayfası ekleyebilirsiniz.

Markalarını tanıtmak için özel görseller ekleyebilir veya katılımcıları hakkında daha fazla bilgi edinmek için özel sorular ekleyebilirler. Kayıt sahibine otomatik olarak bir takvim daveti içeren bir e-posta onayı gönderilecektir. Katılımcılarınızdan ihtiyaç duyacağınız bilgileri varsayılan olarak ‘Ad’, ‘Soyad’ ve ‘E-posta’ olarak gelmekte, ‘Alan Ekle’ye tıklayarak seçilen zorunlu alanları ekleyebilirsiniz. Burada kendi özel sorularınızı da ekleyebilirsiniz, bunlar çoktan seçmeli veya metin girişi olabilir. 

Etkinlikte konuşmacı ekleyerek biyografi açıklama alanını kullanabilirsiniz.

Webinar bilgilerini doldurttuktan sonra sağ üste “Tarayıcıda görüntüle” tasarımınızın nasıl görüntüleneceğini inceleyebilirsiniz.

Kayıt formunu doldurduktan sonra bir önceki penceremizde olan orijinal sayfanıza geri döneceksiniz. 

Web Semineri Etkinlik Bağlantınızı kopyaladığınızda, bağlantıyı yapıştırarak katılımcılarınızı davet etmeye ve etkinliği Outlook, LinkedIn, Twitter veya herhangi bir yerde tanıtmaya başlayabilirsiniz.

Test edelim bakalım kayıt formumuz çalışıyor mu kopyaladığım bağlantı linki ile örnek bir hesap ile kayıt formunu açarak zorunlu alanları dolduruyorum.

Ve kayıt sonrası mail adresime web seminerine kaydımın tamamlandığı bilgisinin geldiğini görmekteyim.

Web semineri düzenleyicisi artık Ayrıntıları “Katılım” sekmesinden  katılım raporu görüntüleyebilir Rapor, katılanlardan kaçının kaydolduğunu ve katıldığını, toplantıya kimin ve ne kadar süreyle katıldığını size gösterecektir.