Office 365 Online Arşiv Depolama Alanı Mailleri Dışarı (Export) Aktarma

Online arşiv depolama alanının bir önceki makalemde bahsettiğim gibi 50 gb ile sınırlı olduğuna değinmiştim . Ancak plan 2 lisansına sahip bir kullanıcı için bu özelliği sınırsız olarak kullanabilirsiniz. Bu makalede sizlere 50 gb online arşiv depolama alanı tamamı dolmuş bir kullanıcının maillerini dışarı aktarmayı gerçek bir senaryoda aşağıdaki adımlarda bahsetmeye devam edeceğim.

Öncelikle Admin yetkili hesabımız ile Admin Center’a giriş yapıyoruz. Yönetim ve yönetim merkezleri menüsü altında güvenlik ve uyumluluk bölümüne giriş yapıyoruz.

Resim- 1

Sol taraftaki menüden içerik arama ile bir sonraki adıma geçiyoruz…

Resim-2

Bu adımda ise geri dön diyerek, aramayı oluşturacağımız ekrana geliyoruz.

Resim-3

Bu aşamada hangi e-posta kullanıcısının arşiv depolama alanı dışarı aktarılacak ise mail hesabını ekliyoruz tamam ve ileri diyoruz.

Resim-4

Bu adımda ise yapılması gereken online arşiv yani Outlook’ta görünen adı ile In-Place Archive’ in arama yapılacak tarih aralığı üst kısma eski tarih ve alta ise hangi tarih aralığı araması yapılması isteniyor ise belirtiyoruz. Ben burada iki aylık bir arama sorgusu yaptım. Siz farklı arama opsiyonları ve tarih aralığı belirterek armalarınızı genişletebilirsiniz.

Resim-5

Dışarı aktarmayı başlat diyoruz…

Resim-6

Burada herhangi bir değişiklik yapmadan arşiv dosyasını lokalde oluşturmak üzere bir dosyaya export etmesi için dışarı aktarmayı başlat diyerek bir sonraki adıma geçiyoruz.

Resim-7

Bu adımda ise artık sona yaklaşıyoruz ve Dışarı aktarılan sonuçları indir diyerek bir sonraki işleme geçiyoruz.

Resim-8

Bu adımda bize bir sonraki pencerede mutlaka gerekli olacak alt çubuktaki dışarı aktarma anahtarını panoya kopyala diyor ve sonuçları indir dedikten sonra bir sonraki aşamaya geçiyoruz.

Resim-9

Burada yapmamız gereken ilk önce bir önceki pencerede aldığımız panoya kopyala aktarma anahtarını ilk çubuktaki boşluğa CTRL-V veya yapıştır diyoruz. Ardından ikinci çubukta ise indirilecek dosyanın konumlandırılacağı yerde unutmayacağımız bir klasör adı belirterek START diyoruz.

Resim-10

Bu son aşamada ise artık sırtımızı koltuğumuza yaslayıp uzun bir kahve molası verebiliriz benim indirdiğim dosya boyutu yaklaşık 10 GB ve 2 aylık bir e-posta arşiv boyutu içeriyor. Yaklaşık olarak 2 saat kadar bir zaman alıyor. Sizin indireceğiniz dosya büyüklüğüne göre bu durum farklılık gösterecektir.

Bu işlem bizim gibi IT çalışanları için sabır gerektirecek bir yöntem diye düşünüyorum. Zira daha önce 50 GB online arşiv depolama alanı tamamen dolmuş bir e-postada aynı işlemi uyguladığımda 2,5 gün kadar sürdüğünü gördüm. Tabi bu sizin kullandığınız Pc ve internet altyapısı performansına göre farklılık gösterebilir.

Yönetimin bize avantajı ise; Oturduğunuz yerden tek bir pc üzerinden kurumunuzdaki tüm mailboxların arşivleme işlemini istediğiniz gibi yönetebilmenize olanak sağlıyor.